PPT & ANIMASI MENGENAI "MANAJEMEN WAKTU"

Animasi Mengenai "Manajemen Waktu"

Power Point "Manajemen Waktu"

Read More

MANAJEMEN BIAYA PROYEK

Manajemen Biaya Proyek

meliputi proses-proses yang diperlukan untuk menjamin agar proses estimasi biaya peraktivitas dapat diperoleh secara realistis, dan anggaran biay total yang telah disetujui cukup untuk menyelesaikan semua pekerjaan dalam lingkup proyek.

EARNED VALUE MANAGEMENT

1. Membuat estimasi biaya per aktvitas.

2. Menyusun anggaran biaya total (Budget At Completion/BAC)

3. Mengawasi besarmya biaya yang dikeluarkan apakah sesuai anggaran (Cost variance dan Cost Perfomance Index) dan membandingkan rencana pencapaian pekerjaan (Schedule

Variance dan Schedule Perfomance Index)

4. Mendapatkan informasi kinerja proyek dan menghitung perkiraan anggaran biaya total (Estimate at Completion) apakah masih sesuai degan BAC

5. Mendapatkan informasi realisasi pencapaian pekerjaan lalu menghitung berapa anggaran yang harus disediakan untuk menyelesaikan proyek

NET PRESENT VALUE

Metode untuk menghitung nilai ekuivalen saat ini, bagi suatu perkiraan pendapatan di  masa depan. Apabila NPV bernilai positif dapat dikatakan proyek dikatakan layak untuk dilaksanakkan.

CASH FLOW ANALYSIS

Metode untuk menyiapkan, menganalisis, dan memastikan arus kas pengeluaran dan pemasukan suatu proyek sehingga proyek secara keseluruhan berjalan lancer (Antisipasi Pendanaan Proyek)

Biaya Langsung

Biaya yang terkait langsung dengan suatu proyek misalnya gaji anggota proyek, pembelian barang, dll. Umumnya komponen biaya langsung dicantumkan dalam rencana anggaran proyek

Life Cycle Costing

stimasi total biaya selama masa pemanfaatan sebuah produk/proye. Ex : Biaya pembelian, biaya pemeliharan, dll.

PROSES UTAMA MANAJEMEN BIAYA PROYEK

1. Membuat estimasi biaya per aktivitas, penjadwalan proyek, millestone, dan juga infromasi risiko serta ekspektasi mutu.

2. Menganalisa proyek dengan teknik estimasi biaya dengan estimasi waktu, karena dua hal tersebut sangat berhubungan. Teknik yang dapat digunakan antara lain memakai data terlebih dahulu, data publikasi dari asosiasi, parametric, PERT, Analisis Buttom-up, dll.

3. Untuk mendapatkan akurasi yang optimal, dibutuhkan estimasi biaya untuk semua aktivitas dalam suatu proyek terutama biaya langsung proyek. Dan selanjutnya dilanjutkan dengan penjumlahan yang akan menghasilkan total anggaran sebagai basis pelaksanakkan proyek

4. Ciri timing dan akurasi estimasi biaya :

Estimasi Pendahuluan :

1.Untuk menyelesaikan proyek

2.Dikerjakan 3-5 tahun sebelum waktu proyek selesai

3.Akurasi Rendah

      (+- 50%)

Estimasi Untuk Anggaran :

1.Alokasi dana dalam anggaran organisasi

2.Dikerjakan 1 tahun sebelum waktu proyek selesai

3.Akurasi Sedang (+-25%)

Estimasi Definitif :

1.Dilaksanakkan sebelum dan selama proyek berlangsung

2.Memastikan rincian anggaran proyek dan estimasi biaya actual

3.Akurasi Tinggi (+- 100%)

5. Dalam memastikan anggaran total suatu proyek pengelola proyek juga perlu mininjau isi kontrak, ruang lingkup pekerjaan, asumsi, dan dasar estimasi setiap aktivitas, dll. Serta kebijakan dan peraturan perusahaan terkait masalah anggara dan manajemen biaya termasuk kebijakan cadangan proyek.

Read More

MANAJEMEN PENGADAAN

Manajemen Pengadaan 

Tugas dari manajemen pengadaan adalah:

— Menyediakan input (barang dan jasa) yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan.

—Menyediakan jasa (transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi dan sebagainya)

—Mendapatkan barang-barang (merchandise) yang akan dijual (resale), biasanya pada perusahaan ritel.

Bagian Pengadaan 

Klasifikasi bagian pengadaan secara umum:

—Bahan baku dan komponen untuk kebutuhan produksi

—Capital equipment (mesin dan peralatan jangka panjang lainnya)

—Maintenance, repair and operating (MRO) supplies, seperti suku cadang mesin dan sebagainya

       Banyak sekali produk atau perangkat (bahan jasa) yang diperlukaan oleh sebuah proyekagar dapat berjalan sebagaimana mestinya. Mulai dari perangkat proyek sendiri seperti kertas, komputer, aplikasi, alat-alat kantor, bensin/transpotasi, akomodasi dan lain-lain. Hinga material atau bahan yang diperlukaan untuk menciptakaan output yang dihasilakan: misalnya kabel, router, switch, komputer server, telecommunication provider, komputer dan modem untuk membangun sebuah jaringan .

  

Istilah Bagian Pengadaan 

—Purchasing Management  → Supply Management

—National Association of Purchasing Management (NAPM) → Institute for Supply Management (ISM)

—International Federation of Puchasing and Materials Management (IFPMM) → International Federation of Purchasing and Supply Management (IFPSM)

—

Read More

MANAJEMEN RESIKO

Resiko adalah suatu kejadian yang belum pasti terjadi.

Contoh : Risiko kebakaran berpotensi terjadi di lingkungan sebuah proyek. Apabila terjadi, maka akan berdampak pada jiwa, lingkungan, aset, keberlangsungan proyek, dan lain sebagainya.

Kegiatan mengelola Risiko

•       Melakukan identifikasi berbagai risiko yang mungkin akan timbul.

•       Mengikuti perkembangan risiko yang telah diidentifikasi.

•       Memonitor risikok yang masih ada.

•       Mengidentifikasi risiko tambahan.

•       Menjalankan rencana respon (tindakan) terhadap risiko (risk response) apabila risiko terjadi.

•       Mengevaluasi efektivitas respon terhadap risiko sepanjang siklus hidup proyek.

Sasaran Manajemen Risiko

•       Manajemen memungkinkan terjadinya risiko dengan melakukan langkah – langkah mitigasi.

•       Mengkaji dan menghitung dampak apabila risiko tidak dapat dihindari.

•       Menekan dampak risiko.

•       Menetapkan langkah kontinjensi apabila risiko terjadi.

•       Menunjuk penanggung jawab atau risk owner dari masing – masing jenis risiko.

Risiko-Risiko Proyek

Bidang Risiko adalah suatu bidang khusus yang harus diperhatikan pada waktu menutup kontrak proyek. Oleh karena itu, perlu digariskan batas yang jelas antara risiko yang menjadi tanggung jawab sang pemberi tugas dan yang ditanggung oleh pelaksana proyek. Jika sifat resikonya tidak diketahui benar oleh kedua belah pihak maka akan terjadi :

•       Menghilangnya perincian – perincian

•       Kecelakaan personalia

•       Kecurangan – kecurangan

•       Timbulnya pertikaian antara kedua belah pihak

•       Akibat – akibat pertikaian yang terjadi di tempat lain

Contoh kasus : Misalnya siapakah yang akan bertanggung jawab atau menanggung risiko pengunduran proyek? Karena kerugian yang didapat atau diderita bisa berjumlah berjuta – juta rupiah, risiko tertentu bisa diasuransikan.

Solusi untuk kasus itu adalah para pihak kepentingan  harus mencapai kata sepakat. Sang pemimpin proyek, harus menentukan pada pemberian bentuk pelaksanaan, dimana terletaknya risiko dan harus memberikan saran – saran untuk menghindarinya.

SUMBER

 1. Super Project Manager.

    Oleh Dana Persada Mulyoto, MBA, PMP dan Sartika Kurniali, S.Kom., MMSI

2. Manajemen Proyek

    Oleh A. Koolma dan C.J.M. van de Schoot

Read More

MANAJEMEN KOMUNIKASI

     Aktivitas komunikasi juga dapat terlihat pada setiap aspek dalam kehidupan sehari hari manusia yaitu sejak bangun tidur di pagi hari sampai dengan manusia beranjak tidur di malam hari. dari hasil penelitian yang menyatakan bahwa persentasi waktu yang digunakan dalam proses komunikasi adalahy sangat besar, berkisar 75% sampai 90% dari jumlah kegiatan. Dalam proses komunikasi tersebut 5% nya digunakan untuk menulis, 10% untuk membaca, 35% untuk berbicara, dan 50% untuk mendengar (Jiwanta, 1982).

    Hal tersebut membuktikan betapa vitalnya komunikasi dalam tatanan kehidupan social manusia.

Proses manajemen komunikasi

Proses komunikasi adalah setiap langkah mulai dari saat menciptakan informasi sampai dipahami oleh komunikan. Komunikasi adalah sebuah proses, sebuah kegiatan yang berlangsung kontinu. Joseph De Vito (1996) mengemukakan komunikasi adalah transaksi.  Maksudnya setiap hal dari komunikasi itu saling terkait.

Dalam aplikasinya langkah langkah proses komunikasi adalah sebagai berikut:

1. Langkah pertama ide/gagasan diciptakan oleh sumber/komunikator.

2. Langkah kedua adalah ide yang diciptakan tersebut kemudian dialih bentukan menjadi

lambang lambang komunikasi yang mempunyai makna dan dapat dikirimkan.

3. Langkah ketiga, pesan yang telah di encoding tersebut selanjutnya dikirimkan melalui

saluran/media yang sesuai dengan karakteristik komunikasi ditujukan kepada komunikan.

4. Langkah keempat, penerimamenafsirkan isi pesan sesuai dengan persepsinya untuk 

mengartikan maksud pesan tersebut.

 5. Langkah kelima, apabila pesan tersebut telah berhasil di decoding, khalayak akan

mengirim kembali pesan tersebut ke komunikator.

tujuan atau rencana komunikasi adalah menghibur, memberikan informasi, dan mendidik. Dengan tujuan tersebut berdampak pula pada peningkatan pengetahuan (kognitif), membangun kesadaran (sikap), dan mengubah perilaku (psikomotorik) seseorang atau masyarakat dalam suatu proses komunikasi.

Isi Rencana Manajemen Komunikasi :

Proses utama dalam kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah :

´Informasi, termasuk format, isi dan level detail

´Siapa penerima dan pembuat informasi

´Perencanaan sumber daya manusia

´Metode/ teknologi untuk menghasilkan informasi

´Merangkum kebutuhan dan keinginan klien

´Merinci unit unit pekerjaan

´Prosedur revisi untuk memperbarui rencana manj komunikasi

´Membuat estimasi biaya

         Distribusi Informasi 

Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :

– Rapat-rapat (meetings).

– Distribusi dokumen berupa hardcopy.

– Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

        Pelaporan Performance

Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

ØStatus reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya.

ØProgres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya.  Biasanya berupa laporan rutin.

ØMengadakan evaluasi akhir proyek

ØMengkaji apakah metodologi manajemen perlu diperbaiki

Mode penangkalan konflik

´Action : tindakan langsung

´Secure understanding : memberikan pengertian atas suatu inovasi

´Motivate action : memotivasi agar melukan tindakan

´Forcing: pendekatan win-lose

´Withdrawal: menghindari potensi pertentangan

SUMBER 

Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori & Manajemen Komunikasi. Jakart

: Media Pressindo.

Kurniali, Sartika. 2013. Super Project Manager. Jakarta : elex media

komputindo.

Read More

MANAJEMEN SUMBER DAYA

       Manajemen SDM Proyek adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Ini mencakup semua proyek stakeholder - sponsor,  pelanggan, mitra, kontributor individu, dan lain-lain.

Terdapat Proses Dalam Manajemen SDM antara lain:

1. Perencanaan SDM
2. Perekrutan Anggota/Tim
3. Pengembangan Kerja Tim Proyek
4. Pengelolaan Tim

Setelah kita mengetahui prosesnya, sekarang terdapat hal hal yang harus diketahui dalam pengelola proyek yaitu:

·         Pemantauan terkait tahap perkembangan tim proyek

·         Pengelola proyek harus paham alternatif manajemen konflik

·         Pengelola proyek harus menyegarkan diri dengan berbagai teori organisasi

Terdapat juga tahap yahap dalam perkebenagan  tim proyek antara lain:

·         Farming(tahap pembentukan tim)

·         Storming(tahap mulai kerja dan menyesuaikan pola kerja, latar belakang, dan lain-lain)

·         Norming(tahap dimana tim mulai kompak)

·         Performing(tim dapat bekerja dengan solid)

·         Adjouring(fase pembubaran tim)

Alternatif Manajemen konflik yang harus di pahim pengelola proyek antara lain:

·         Forcing(memaksakan kehendak)

·         Withdrawing/avoiding(menghindari konflik)

·         Smoothing/accomodating(fokus pada hal-hal yg disepakati ketimbang hal yg           tidak sesuai)

·         Compromising(mecari solusi yg memuaskan kedua pihak)

·         Confronting/Problem Solving(memperlakukan konflik sebagi persoalan y

          perlu segera diatasi)

·         Collaborating(menggabungkan bebagai sudut pandang dan mengarah pada            tercapainya komintmen

Pengelola Proyek Harus Menyegarkan Diri Dengan Berbagai Teori Organisasi yang pertama teori organisasi oleh maslow yaitu Ia beranggapan bahwa kebutuhan-kebutuhan di tingkat rendah harus terpenuhi atau paling tidak cukup terpenuhi terlebih dahulu sebelum kebutuhan-kebutuhan di tingkat lebih tinggi menjadi hal yang Memotivasi. Yang kedua adalah Teori dua faktor/hygiene Theory dari Herzberg menyatakan bahwa ada faktor-faktor tertentu di tempat kerja yang menyebabkan kepuasan kerja, sementara pada bagian lain ada pula faktor lain yang menyebabkan ketidakpuasan. Dengan kata lain kepuasan dan ketidakpuasan kerja berhubungan satu sama lain.

SUMBER

Suprapto, Tommy, 2009, Pengantar Teori& Manajemen Komunikasi, Jakarta: Media Pressindo

Kurniali, Sartika, 2013, Super Project Manager, Jakarta: elex mediakomputindo.

Read More