MANAJEMEN WAKTU

  Bagi sekelompok orang, waktu adalah aset yang teramat penting bahkan untuk manusia modern, waktu sering disamakan dengan uang.

  Begitu juga halnya dalam sebuah proyek, manajemen waktu adalah hal yang esensi.

  Dapat dikatakan bahwa factor utama yang membedakan antara proyek dan kegiatan operasional adalah adanya keterbatasan waktu dalam suatu proyek, sementara kegiatan operasional bersifat berkelanjutan.

  Keterbatasan waktu ini mencerminkan adanya misi khusus dan penting dalam setiap proyek. Sehingga pemenuhan target waktu menjadi tugas utama pengelola dan pemimpin proyek.

Manajemen jadwal yang perlu dilakukan oleh manajer proyek dan anggotanya:

Input utama adalah WBS, yakni kesepakatan mengenai lingkup kerja proyek. Langkah selanjutnya yang dapat dilakukan:

1. Merinci berbagai kegiatan yang diperlukan untuk penyelesaian setiap paket pekerjaan secara lebih spesifik.

2. Menentukan urutan atau logika proses penyelesaian pekerjaan sehingga estimasi waktu dapat diperoleh dengan lebih akurat namun realistis.

3. Estimasi sumber daya (resources) yang akan melibatkan dan dipergunakan (money, materials, methods, machines) dalam rangkaian kegiatan tersebut.

4. Estimasi target waktu perkegiatan dan mencari total durasi seluruh rangkaian kegiatan yg sering ditampilkan dalam sebuah diagram kegiatan proyek(network diagram) atau Precedence Diagraming Method (PDM).

5. Menyusun dan finalisasi jadwal dalam bentuk gantt-chart atau time table.

6. Mengendalikan dan menyesuaikan jadwal proyek.

Proses utama terkait manajemen waktu proyek

༝Pada tahap perencanaan:

ØMenyiapkan daftar aktivitas (action plan) untuk menyelesaikan setiap paket pekerjaan (work packages).

ØMenyusun urutan setiap paket pekerjaan atau aktivitas dalam suatu rangkaian diagram, yang disebut Schedule Network Diagram. Keterkaitan antara masing-masing aktivitas predesesor dan suksesor dalam proyek dapat digolonkan ke 4 pola hubungan yaitu:

  1. Finish-to-Start. Kegiatan A selesai kemudian dilanjutkan dengan kegiatan B.

  2. Finish-to-Finish. Kegiatan A selesai sehingga kegiatan B dapat selesai.

  3. Start-to-Start. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan B dapat dimulai.

  4. Start-to-Finish. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan B dapat selesai.

ØKeterkaian antara kegiatan A dan kegiatan B dapat terjadi karena sifatnya yang mandatory (hard logic), yakni kegiatan A secara teknis harus selesai sebelum kegiatan B dapat dimulai.

ØTeknik lain dalam manajemen waktu adalah leads (percepatan waktu) dan lags (waktu tunggu/perlambatan).

ØBerdasarkan daftar aktivitas, manajer proyek harus memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia, material dan peralatan.

ØLangkah berikutnya adalah mencari durasi proyek dengan membuat network diagram.

SUMBER

ØK.C.CHAN, PETER ONG, DAN R.EKO INDRAJIT. Integrated project management. Yogyakarta: Andi; 2004.

ØRobert K. Wysocki, Robert Beck Jr, David B.Crane. Effective Project Management, Second Edition. Canada: John Wiley & Sons, Inc; 2000.